仕事(その6)


 

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2012年5月9日(水)朝7:16 東京都千代田区北の丸公園にて
さつき(さつきつつじ)を撮影
花言葉「節制」

 

 

4月13日(金)付記事より、「仕事」をテーマにした連載を掲載しております。仕事をとおして本当の意味で成長するにはどうすればよいのか、仕事をうまく運ぶコツとは何かなどについてのヒントとなれば幸いです。

 

 

【タイムリミットの効用】

 

仕事には、必ずタイムリミット(期限)があります。受注した商品を納期に間に合わせなければならなかったり、○月○日の会議までに資料を準備しなければならなかったりなど、仕事を遂行するにあたっては、常にタイムリミットを意識するのは当然のことですし、多くの人はそれに追われながら仕事をしているはずです。

 

人は、タイムリミットがあるから仕事をするといっても過言ではありません。なぜなら、具体的な日時が設定されていることによって、自ずと日々の行動のスケジューリングがおこなわれ、自分が今為すべき仕事の輪郭と内容が明確になり、行動を起こすエネルギーが湧いてくるからです。気持ちの上では「仕方なく…」ということもあるかもしれませんが、それでもやる気になるという効果は大きいでしょう。際立って仕事ができる人は、タイムリミットがもたらすこのような効果を知っていますから、どのような仕事においても、最終的な納期から逆算して自分でタイムリミットをうまく設定し、仕事のスピードと質の両面を確保する下準備をしているのです(4月27日付記事でも、タイムリミットについてお話しいたしましたので、あわせてご覧ください。)。

 

 

【タイムリミットの設定のコツ】

自分の判断も入れてタイムリミットを設定できる場合には、あまり無理をすべきではありません。なぜなら、状況によっては業務がタイトになり過ぎて、必要な時間をかけることができず、仕事の質に影響を及ぼすことがあるからです。反対に、過度にゆるやかな設定をすると、「まだ時間があるから」と余裕をもってしまい、なかなか仕事に着手しない性格の人もいるでしょう。タイムリミットの設定は、簡単なようで、意外と塩梅が難しいものです。「段取り八分」という言葉があるように、自らの傾向や日頃の業務の流れを把握して、自分なりの適切なスケジューリングの方法を確立することは、仕事の成果に直結する重要事項なのです。

 

タイムリミットを万が一守れないことによるリスクも、見込んでおく必要があります。そのためには、期限の徒過により仕事自体が台無しになってしまうような設定(あまりにもギリギリのラインでの設定)はしないことが一番大切でしょう。予想外の出来事にも対応でき、絶対に守ることのできる、余裕をもったタイムリミットの設定が、質の高い仕事を成し遂げるためには求められます。また、チームで仕事を組む場合などは、言うまでもなく、関係者全員の状況にも十分配慮することが必要です。

 

タイムリミットを遵守し、少しでも早く仕上げるという態度を持ち続け、為すべき業務に優先順位をつけながらこなしていくことも大切です。多くの人は、タイムリミットを恨めしく思いながら仕事に追われていると思います。しかし、少しだけ見方を変えて、タイムリミットを一つの挑戦のテーマとして、どのようなスケジューリングで業務を遂行すれば、より早く、より充実した成果をあげられるかという発想に立てば、タイムリミットを追う姿勢へと変わることができます。このような態度で仕事に望むことが、より自分の成長へと繋がるでしょう。

 

(リライト 加藤・宮本)

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